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Políticas de Tratamiento de Datos

MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL FONDO DE EMPLEADOS DEL GRUPO BANCOLOMBIA FEBANC

Este manual contiene una descripción de los aspectos fundamentales a tener en cuenta según las leyes de protección de Datos en Colombia (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de Junio 27 de 2013 y que deben ser aplicados en el Fondo de Empleados del Grupo Bancolombia.

Razón Social: Fondo de Empleados del Grupo Bancolombia o Febanc.
NIT: 890.901.502-1
Domicilio: Calle 53 N°. 45-112 Ed. Centro Colseguros P.8 Medellín – Antioquia
Conmutador: 444 42 91
Correo Electrónico: febanc@febanc.com.co
Página Web: www.febanc.com.co

En este manual de políticas de tratamiento de datos personales usted encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales Febanc realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante el Fondo de Empleados del Grupo Bancolombia entre otros.

En Febanc entendemos por protección de datos todas aquellas medidas que tomamos, tanto a nivel físico, técnico como jurídico para garantizar que la información de los usuarios (asociados, ex asociados, empleados, ex empleados, proveedores, etc.) registrada ante el Fondo y almacenada en bases de datos, esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella por parte de personas no autorizadas.

Este manual tiene como objetivo dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 (y demás normas que los modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen), en él lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que Febanc realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento.

La protección de datos en Colombia es un derecho establecido en la Constitución Política de Colombia, que dice así: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.

De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Con el fin de hacer cumplir lo que dice en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el Estado ha expedido diversas leyes y decretos, y que enuncia en el preámbulo o considerando del decreto 1377 de Junio 27 de 2013, así: • Mediante la Ley 1581 de Octubre 17 de 2012 se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, el cual, de conformidad con su artículo 1°, tiene por objeto: «(…) desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.

La Ley 1581 de 2012 constituye el marco general de la protección de los datos personales en Colombia.
Mediante Sentencia C-748 del 6 de Octubre de 2011 la Corte Constitucional declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria No. 184 de 2010 – Senado, 046 de 2010 -Cámara.

Con el fin de facilitar la implementación y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, a través del Decreto 1377 de Junio 27 de 2013, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo reglamentó aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales, este último tema referido a la rendición de cuentas.

Vale la pena aclarar que las reglas consagradas en la ley 1581 de 2012, son complementarios de las establecidas en la ley 1266 de 2008, las cuales están referidas al manejo de la información contenida en bases de datos personales, de naturaleza financiera, crediticia y comercial.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida todos los que tengan o hayan tenido alguna relación con el Fondo: a asociados, ex asociados, empleados y ex empleados de Febanc, familiares y/o y terceros inscritos, proveedores tanto activos como inactivos y empresas que generan el vínculo de asociación con el Fondo de Empleados del Grupo Bancolombia -Febanc-, cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de la empresa.

Para la interpretación de las políticas contenidas en este Manual, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Asociado: Toda persona natural que como destinatario final, adquiere los productos de FEBANC, para la satisfacción de una necesidad propia, privada, familiar o doméstica y/o empresarial.

Ex Asociado: Persona natural que estuvo asociada a Febanc en cualquier momento y por cualquier período de tiempo.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

Empleado: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.

Ex empleado: Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con Febanc.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de FEBANC como Responsable de los datos.

Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por Febanc de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.

Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a Febanc en virtud de una relación contractual o a los asociados a través de una figura de convenio o acuerdo comercial o de servicios.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, Febanc.

Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea asociado, ex asociado, proveedor o empleado y ex empleado de Febanc o cualquier tercero que, en razón de una relación personal, familiar o jurídica con el asociado, suministre datos personales a Febanc (Ej. Bancolombia).

Transferencia: Se refiere al envío por parte de Febanc como responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
Transmisión: Se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Para la ampliación de algunos términos que no se encuentran incluidos dentro de la lista anterior, lo invitamos a que se remita a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.

Adicionalmente, en caso que usted tenga alguna duda sobre una cualquiera de las definiciones aquí previstas, le agradecemos que se sirva a dar a la misma el sentido que ha sido empleado por el legislador en las normas anteriormente citadas.

La Ley 1581 establece en el Artículo 4 que los siguientes principios son rectores del Tratamiento de sus Datos Personales y que Febanc, como entidad respetuosa de la ley acatará:

Principio de Legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.

Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de Libertad: El Tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

De acuerdo al artículo 5 del Decreto 1377, queremos informarle que Febanc como Responsable del Tratamiento ha elaborado un formato “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” y ha adoptado procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, se tiene que éstos pueden ser tratados por FEBANC, siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. Igualmente Febanc como Responsable del Tratamiento de datos personales ha establecido mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado para tal efecto.

Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a Febanc, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste:

  • Por escrito
  • De forma oral
  • Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a Febanc la autorización respectiva. Ej. Algunos datos personales que permitan autenticar a quien solicita la información registrada por el Titular en Febanc.

Nota: Para su tranquilidad, en ningún caso su silencio será asimilado por Febanc como una conducta inequívoca.

Finalmente, tenga en cuenta que Febanc ha establecido canales para que usted, como Titular de sus datos, pueda en todo momento solicitarle como Responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos.

Según el artículo 20 del Decreto 1377, los derechos de los Titulares establecidos en la Ley 1581, podrán ser ejercidos ante Febanc por las siguientes personas:

a. Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante Febanc su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que tenemos a su disposición.

b. Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante Febanc.

c. Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación ante Febanc de la representación o apoderamiento.

d. Por estipulación a favor de otro o para otro.

De acuerdo con lo previsto en la ley 1581, en sus artículos 14 y 15, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como Titular de los datos, usted podrá utilizar ante Febanc cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:

  1. Procedimiento para Consultas:

e. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las base de datos de Febanc.

f. Febanc como Responsable del Tratamiento suministrará a los Titulares o sus causahabientes, la información solicitada que se encuentre contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

g. La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por Febanc.

h. La consulta será atendida por Febanc en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

i. Cuando no fuere posible para Febanc atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. Procedimiento para Reclamos: Los Titulares o los causahabientes que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de Febanc debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante Febanc como Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

j. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a Febanc, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

k. Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos.

l. El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por Febanc.

m. Si el reclamo resulta incompleto, Febanc requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

n. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por Febanc, sin que el solicitante presente la información requerida, El Fondo entenderá que se ha desistido del reclamo.

o. En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

p. Una vez Febanc reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique: «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

q. El término máximo para atender el reclamo por parte de Febanc será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

r. Cuando no fuere posible para Febanc atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. Canales Habilitados: Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por Febanc para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita, así:

s. A través de la dirección de correo electrónico: Febanc@febanc.com.co o a través del conmutador del Fondo: 094-4444291

t. Horario: De Lunes a Viernes entre de 07:30 a.m. – 12:00 pm y 2:00 a 05:30 p.m.

Le informamos que de haber cambios sustanciales en el contenido de este Manual de políticas de Tratamiento de Datos Personales, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de sus datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que usted ha otorgado a Febanc, la entidad como Responsable del Tratamiento le comunicará estos cambios antes de o a más tardar al momento de la implementación de las nuevas políticas.

Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento de sus datos personales, Febanc obtendrá una nueva autorización de su parte. Para ello hemos dispuesto en nuestro sitio web www.febanc.com el canal a través del cual se le informará sobre el cambio y se pondrá a su disposición la última versión de este manual o los mecanismos habilitados por Febanc para obtener una copia de la misma.